ワードによる『はがき宛名印刷』の流れ
(改2:H20.10.25|初版:H20.10.16)
これは、ワードの「はがき宛名印刷ウィザード」を使ってハガキの宛名書きをするまでの一連の流れ図です。
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- 「標準の住所録」で 差し込み印刷 文書を作成する
- はがき宛名印刷ウィザードで使う「Word宛名書き専用住所録」の準備
- データファイルを「Word宛名書き専用住所録」に変更する
- 印刷する
§1.「標準の住所録」で差し込み印刷文書を作成する
「標準の住所録」とは、ワードが準備している住所録で、データは入っていません。
まず、「標準の住所録」を使って差し込み印刷文書を作らないと、(宛名の)連名の印刷ができないのです。
- Wordを開き、
- [はがき宛名印刷ウィザード]を起動します。
ウィザードの指示に従い、データファイルは「標準の住所録」とします。 - 名前を付けて保存します。
ここでは、“宛名印刷”としてありますが、自分の判りやすいファイル名にします。
§2.はがき宛名印刷ウィザードで使う「Word宛名書き専用住所録」の準備
「はがき宛名印刷ウィザード」では色々の制約,例えば次があります。
- 自分の住所録の「はがき宛名印刷ウィザード」で使う項目名を合わせておかないと、手続きが面倒になる。
- 住所は2行に分けて印刷できる。1行目の文字数は15文字以下にしないと、2行目の住所が表示されない。
- 住所中の全角算用数字は漢数字に変換されない。
そこで、住所録マクロ(エクセル)を使って、自分の住所録を「はがき宛名印刷ウィザード」に合った住所録に変換することにします。
- 自分の住所録を開きます。
- 加除・訂正等、更新します。(任意)
- 宛名書きをするワークシートをアクティブにして[上書き保存]します。
その後は、住所録は閉じません。閉じた場合は、再度、開いてください。
- 住所録マクロを開きます。
- 漢数字変換を行います。
- 住所が15文字以上の場合、メッセージが出ますので
- 住所録の住所に区切りのスペースを入力
- 上書き保存し、
- 再度住所録マクロを開きます。
- 「欠礼」対象は、出力しません。
- 住所録マクロが「Word宛名書き専用住所録」(Excelワークシート)を出力します。
§4.印刷する
直接印刷する方法もありますが、ここでは一旦ワード文書に書き出し、それを印刷します。これにより、個別に手を加えることが出来るようになります。
- 「宛名印刷」を開きます。
- [新規文書への差し込み]を行います。
- 「レター**」というファイルが出来ますので、
- 変更したければ変更します。
- 印刷します。
- 「レター**」は、特に保存する必要はありません。
ヒント
- この「レター**」という文書は通常のワード文書ですが、作りがチョッと特殊です。
- 全体で1ページです。ページ数分のセクションがあります。
- 印刷時、ページ指定はできません。
従って、印刷の範囲を指定したい時は、[新規文書への差し込み]時に、レコード指定を行う必要があります。