自分の住所録に変更する

はがき宛名印刷ウィザードでは「標準の住所録」を使用しましたので、自分の住所録に変更します。ここで言う「自分の住所録」とは「Wordで宛名印刷専用住所録」です。

▲ ウィザードで作成したファイルを開く

  1. はがき宛名印刷ウィザードで作成・保存した（差し込み印刷）ファイルを開きます。
  2. 「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます」の警告が出ますので、
    ［いいえ］をクリックします。
    • このメッセージは、開いた文書が「差し込み印刷文書である」ことを言っています。
      　このメッセージが出ない場合は、差し込み印刷文書でなくなっている ことを意味します。
    • ここで［いいえ］を選択する理由は、「標準の住所録」から「Wordで宛名印刷専用住所録」に変更（データファイルを変更）するためです。
  3. ［差し込み文書］タブの［宛先の選択］⇒［既存のリストを使用］をクリックします。
  4. 【データファイルの選択】ダイアログボックスで、「Wordで宛名印刷専用住所録」を［開く」。
    • この時、「このファイルは使用されています」が出る原因は、

      「同じファイルを指定した」と考えられます。即ち、データファイルを「選択し直す必要がない」ということです。
  5. 【テーブルの選択】ダイアログボックスでは、そのまま［OK］をクリックします。
  1. 【データファイルの選択】画面の「ファイルの場所」を住所録のあるフォルダに移動し、
  2. 「Wordで宛名印刷専用住所録」を選択し、
  3. [開く]ボタンをクリックします。
  4. Word2003 と Word2002 で異なります。
    • Word2003 は、【表の選択】画面になりますので、
      1. 宛名を印刷する住所録のシート名（ここではSheet1$）を選択し、
      2. ［OK］をクリックします。
    • Word2002 は、【データファイル形式の確認】画面になりますので、
      1. 「Microsoft Excel ワークシート DDE（*.xls）」を選択し、
      2. ［OK］をクリックします。
      3. 「範囲名またはセル範囲」の画面に変わったら、
      4. 「ワークシート全体」を選択し、
      5. ［OK］をクリックします。
  5. 【差し込み印刷の宛先】画面では、そのまま、［OK］ボタンをクリックします。

▲ 【はがき宛名印刷】ツールバーを使って内容を確認する

引き続き、出来上がった差し込み印刷文書を、 【はがき宛名印刷】ツールバーを使って確認します。

  1. はがき宛名印刷ツールバー
    • はがき宛名印刷ウィザードで作成した文書を開くと自動的に表示されます。
    • 詳細は、上記ページを参照してください。
  2. 差し込んだデータの表示
    • 【はがき宛名印刷】ツールバーの［差し込んだデータの表示］ボタン（右図）をオンにします。
    • 住所録に入力した内容が表示されますので、次々レコードを移動させ、出来具合を確認します。

▲ はがき宛名文書の保存

  1. 上書き保存し、Wordを終了します。

ヒント

はがき宛名印刷文書は住所録と対になっていますので、保存あるいはコピーする時は、次のことに注意が必要です。

  1. 住所録と同じフォルダが望ましい。
  2. 住所録を動かさなければ、同じパソコン内の任意のフォルダに保存可能。
    　初めからハードディスク内で作成すればいいのですが、住所録を持ち運ぶようなケースでは面倒です。


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