はがき宛名印刷ウィザードを使う

text Word

≪改訂： 3（H22.12.14）≫
Word の「はがき宛名印刷 ウィザード」を使うと、Excel や Word で作成した住所録を使って、はがきに宛名を印刷することができます。
これは「差し込み印刷」という機能を使うのですが、使い易さや出来栄えでは、市販のはがき印刷ソフトにはかないません。マイクロソフト社も「はがきスタジオ」を販売しているほどですから...
「はがき宛名印刷ウィザード」にも懸案事項があります。
Microsoft は「仕様」と言っていますが、次のような問題点もあり使い勝手は今一です。

    • 作成に手を抜くと 連名が表示されない。
    • 住所や宛名の文字数制限がある。
    • 縦書き時の漢数字変換に制限がある。

しかし、他（封書の宛名印刷、宛名の違う文書の印刷、名札作り等）への応用も効くし、今あるであろう住所録がそのまま使えたり 、文書として残せるのも魅力です。何と言っても、Word の、Excel の勉強になるのは間違いありません。
ここの手順は、Wordのはがき宛名印刷の欠点を少しでも補うため、

  1. 「住所録マクロ」（Excel）を使って
  2. 「自分の住所録」を「Wordで宛名印刷専用住所録」に変換することを前提にしています。

従って、「住所録マクロ」を使わない方には、あまり参考にならないでしょう。



=====　目　次　=====

▲ Excel の住所録

ここでは、次にような住所録が作成してあるものとします。

  • この講座では、マイドキュメントの【住所録】フォルダに作成してあるものとします。これは各人で異なっても問題ありませんが、何処にあるかをしっかり把握しておく必要があります。

Excel 住所録の形式は、次にような制約があります。

    1. １行目は項目名
    2. ２行目以降は全てデータ

これは、Excel では「リスト形式」と言っているもので、Word とデータをやり取りする上での必須条件です。

▲ はがき宛名印刷に使う項目

Word のはがき宛名印刷で使用する項目は、次のとおりです。

  1. 氏名
    • スペースを含め６文字以下です。
  2. 連名
  3. 会社
    • 使いません。但し、住所を補完する目的で（居所，例えばマンション名の表示に）使用します。
  4. 部署
    • 今回は使いません*1。
  5. 役職
    • 今回は使いません*2 *3。
  6. 郵便番号
    • 住所録中には“-”が入っていても問題ありません。
  7. 住所_1
    • １行目の住所です。Word の制約から１５文字以内にする必要があります。
  8. 住所_2
    • ２行目の住所です。Word の制約から１５文字以内にする必要があります。
  9. 宛名の「敬称」は“様”に固定とします。
    • 住所録中に「敬称」を持って使い分けることができます。
      但し、この時、連名の敬称は ‥‥ どうなるか未確認です。
  10. 「差出人」は使わないことにします。

▲ Word2002 の設定

Word2002は、次の設定を行ってください。これを行わないと、はがき宛名印刷文書を開くつど、データファイルを指定する必要があります。

  1. ［ツール］メニュー ⇒［オプション］をクリックする。
  2. ［全般］タブの「文書を開くときにファイル形式を確認する」にチェックを入れる。
  3. ［OK］で閉じる。


▲ 目次へ

*1:使わなくても、処理を簡略化するため、Excel 上には項目のみ持っておきます。

*2:使わなくても、処理を簡略化するため、Excel 上には項目のみ持っておきます。

*3:「役職」を入力すると、「部署」が表示されてしまうバグがあります。（マイクロソフト サポート技術情報-417570）