Outlook Expressでメールを送信する

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▲ メールを作成する

メールを作成し、送信するまでの手順は「設定」により異なりますが、概ね次のようになります。

  1. Outlook Express を起動します。
  2. ［メールの作成］ボタンをクリックします。
  3. 【メッセージの作成】ウィンドウが出ますので、メールを作成します。
    1. 送信者を決定します。
      • 通常は表示されません。アカウントを複数登録してある場合のみです。
    2. 宛先を入力します。
      • ここでは、アドレス帳を使って入力します。
    3. 件名を入力します。
    4. メッセージ（本文）を入力します。
    5. ［送信］ボタンをクリックします。
      • 【メッセージの作成】ウィンドウが閉じます。
      • 作成したメッセージは、「送信トレイ」に入ります。
  4. 「送信トレイ」にあるメールをプレビューして、内容を確認します。
    • これは任意ですが‥‥
  5. ［送受信］ボタンをクリックします。
    • 送信が完了すると、「送信トレイ」にあったメールは「送信済みアイテム」に移されます。

§メッセージの作成

［メールの作成］ボタンをクリックすると、【メッセージの作成】ウィンドウが出ます。

  • 送信者
    • これは自分のメールアドレスを複数持っている（登録してある）場合に現れます。
      　複数あるアドレスのうち、どのアドレスで送信するかを右端にある をクリックして選択します。
  • 宛先
    • メールアドレスを半角文字で入力します。
    • アドレス帳を使って入力するには...
      1. ［宛先］の前のアイコンをクリックします。
      2. 【受信者の選択】ダイアログボックスで、宛先の名前をクリックし、
      3. ［宛先:->］ボタンをクリックします。
      4. 「メッセージの受信者」欄に名前が表示されたのを確認して、［OK］ボタンをクリックします。
      5. 【メッセージの作成】ウィンドウに戻ると、宛先に名前が表示されています。
    • 注意）
      • 「宛先」欄にアドレスを直接入力する時は、必ず半角文字で入力します。
      • アドレス帳を使って宛先を入力すると漢字で表示されますが、この時の漢字を「宛先」欄に直接入力してもメールを送ることはできません。
      • 複数の宛先を入力できます。この時は、間に半角セミコロン“;”を入れます*1。
      • 【受信者の選択】ダイアログボックスで複数の名前を［宛先(T):->］すると、セミコロンは自動的に入ります。
      • 宛先を間違った時は、名前を右クリックし、［削除］または［切り取り］をクリックします。
        • “;” が残っても支障ありません。
  • ＣＣ
    • ＣＣとは Carbon（カーボン）Copy（コピー）の略で、カーボン紙を敷いて複製した文書、すなわち「写しを送る宛先」です。
    • 初期設定のままでは見えませんが、もう一つ「ＢＣＣ」というのがあります。これは、Blind（ブラインド）Carbon（カーボン）Copy（コピー）の略です。ブラインドとは、日よけの「ブラインド」と同じ意味で隠す、すなわち、「隠して写しを送る宛先」です。
    • アドレス入力の方法は宛先と同じで、【受信者の選択】ダイアログボックスで、［Cc(C):->］または［Bcc(B):->］ボタンをクリックするかの違いだけです。
  • 件名
    • 次に入力する「メッセージ」のタイトルです。
    • メールを受信した時にまずわかるのが「送信者」と「件名」です。そういう観点から、メッセージの内容が推測できる件名がベストです。
    • 「こんな件名でメールを送ってはいけない」（Gigazin）も参考にしてください。
    • 件名のないメールは「不審メール」ととられ、即、削除されても文句は言えません。
  • メッセージ
    • 下記は、All About の「社会人へのメールの書き方講座」から抜粋した「メールにも、「したほうがよいこと」と「しないほうがよいこと」がある」のタイトルのみの抜粋です。このうち、メッセージに関係するものを太字にし、コメントを付けました。
  1. 最初に名乗ること
    • 原則として「お世話になります。見田の○○です。」を（署名の機能を使って）最初に入れています。
  2. 半角カタカナや記号（機種依存のもの）は使わない
    • そのとおりですが、“”や“”は都合がいいので、時々使うことがあります。
  3. 差出人（from）を氏名（フルネーム）にする
  4. 初回のメールは、どこの部署の誰に宛てたメールかを明記した方がいい
  5. 送信先アドレスは、一度アドレス帳に入力してから、メールを作成する
  6. タイトル（件名）は本文の内容を簡単にまとめた言葉に、（カッコ）をして所属と名前を書く
  7. 一行の文字数を全角 35 文字（半角70文字）以内で、読みやすく改行する
    • 極力、全角で 35 文字を超えない範囲で、句読点の位置で改行しています。
  8. 初めてメールを出す場合は“どこで知ったのか”を必ず書く
  9. 本文はできるだけ手短に書く
    • いたずらに改行（例えば、一行おきに入力）しないことです。特に携帯メールに送る時は、空行でも料金が発生する‥‥はずです。
  10. HTML メールは使わない
    • HTML メールを使う時は、件名に書くようにしています。
  11. 署名を必ず書く
    • 署名は使い分けています。
  12. CC（カーボンコピー）とBCC（ブラインドカーボンコピー）を使い分けよ
  13. 添付ファイルに注意
    • 件名にその旨書くようにしています。
  14. メーリングリストに注意
  15. 送信先アドレスと件名、本文を再確認する
    • 7．項と関連しています。送信前にメッセージをチェックするのがベストです。
  16. 送信できたか確認する

▲ メールを返信する

手紙の返事に相当するものです。
メールは「必ず着く」保証はありません。相手のプロバイダが点検中だったり、本人が旅行などに出かけていることもあります。メールを受け取ったら、返事が直ぐにできない場合でも「返事はチョッと待ってネ」と返信し、メールを受け取ったことを早めに連絡したいものです。

  1. 返信するメールを右クリックし、
  2. ［送信者へ返信］をクリックします。
  3. 「Re: 元メールの件名」ウィンドウになりますので、メッセージを変更します。
    • 宛先：　元のメールの送信者が自動的に入ります。
    • 件名：　元のメールの件名に“Re: ”が付いたものになります。
      • 件名の変更は可能ですが、「このメールの返信が来た」ということが一目で判るよう、なるべく変更しないようにしましょう。
    • メッセージ：
      • 元のメッセージにインデント記号“>”が付いたものになります。
        　インデント記号は、テキスト形式とHTML形式では異なります。
      • 右図の例は、元メッセージの 送信者、宛名、送信日時、件名 です。
        通常では、送り返す必要がない情報ですから、削除しましょう!!!
      • 元メッセージも、送り返す必要がなければ、削除しましょう。取捨選択がポイントです。受信したことを伝える返事であれば、
        1. 挨拶と労いの言葉（入力）
        2. 元のメールにあったメッセージ。先頭の“> ”は、取らない。
        3. 案内を受け取った意味の返事。（入力）

          この程度で充分ではないでしょうか？

ヒント
  • 元のメッセージは、「自分がパソコンに命令して入力させた」という観点から、取捨選択します。
  • 全文を送り返すケースは、例えば、メールでの質問を回答する場合等です。受け取った人も「あ、あの時の質問の回答が来た」と判りやすいでしょう。

▲ メールを転送する

返信は、送信者へ返すメールですが、転送は「メールの写しを送る」ことを言います。操作方法も返信と殆ど同じです。

  1. 転送するメールを右クリックし、
  2. ［転送］をクリックします。
  3. 「Rw: 元メールの件名」ウィンドウになりますので、メッセージを補完します。
    • 宛先：　転送先のアドレスを入力します。
    • メッセージ：　１行目にコメントを入れると、受け取った人が判りやすいでしょう。
      　例えば、課長から係長宛てに「周知徹底メール」が来たとします。これを係長が部下全員に転送する場合は、“課長より周知徹底の指示がありましたので、転送します”などと...
ヒント
  • 転送の場合は、「----- Original Message -----」以下は手を入れず、そのまま転送します。


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*1:これを、「セミコロンで切る」と言います。