前提条件

▲ Excel 住所録の形式

  1. リスト形式（データベース形式）であること。（必須）
    • １行目は項目名。
    • 同じ項目名、あるいは途中に項目名がスペースの列があってはいけない。
    • ２行目以降がデータ（住所録）。
    • 途中に空白行を入れない。（「住所録の終り」と判断されてしまう）
  2. 列の順序
    • 「住所録マクロ」を使う限り重要ではありません。
  3. データの並び順
    • 任意です。今、並んでいる順序で出力されます。
  4. 項目名
    • 下記がベストです。項目名が異なると、住所録マクロを使うつど手で対応させる必要があります。
  5. 必須項目
    • 氏名　（または名前）
      • 姓と名の間はスペースを入れます。
        　「はがき宛名印刷」で対応できる文字数は6文字以下です。
        1. 氏名が6文字の場合は住所録マクロがスペースを取り去ります。（住所録は変更されません）
        2. 7文字以上は場合は、住所録マクロが警告を出します。該当分のみを手作業で「フォントを小さくする」等の修正が必要となります。
    • 欠礼
      • 喪中の方は、その年の西暦年を入力します。
        　例えば、2010年12月に出す時は、 “2010”を入力します。住所録マクロがパソコン上のカレンダーの西暦年以上のレコードは出力対象外にします。
      • 「年賀状は常に出さない」のであれば、3000以上の値を入力しておくといいでしょう。
    • 連名
      • 宛名の左に表示する名前（連名）です。同じ姓の場合は「名」のみ入力します。
    • 郵便番号
      • 間に “-” を入れます。半角/全角を問いませんが、半角文字の方がベターです。
    • 住所　（または住所１）
      • 県から入力（郵便番号を住所に変換した場合）してかまいません。県、郡は省略してもかまいません。
    • 住所２
      • マンション名等を入力します。
        　「肩書き」として使用する場合は、下記の「上詰」の項目が必要です。
    • 桁１
      • 入力は不要です。
      • 住所録マクロが住所（住所１）の文字数をセットします。16字以上の場合、ハイライトします。これは、はがきの一行に納まらないからです。
  6. 任意の項目
    • 順序 （または No）
      • 住所録の並び順を入れておく列です。ユーザーが入力します。
    • かな
      • 氏名のふりがなの上一桁を入力します。カタカナでも問題ありません。
      • 「あいうえお順」に並べる時に利用します。
      • 関数で入力する場合は、“=Left(Phonetic(氏名のセル),1” です。
    • 上詰
      • はがきの住所２の縦位置を、下記コードで入力します。
        　縦位置はスペース数で調節するため、おおよその位置になります。
        • 1：上詰め ‥‥ 例えば、肩書きに使う場合です。
        • 2：中央 ‥‥ 例えば、会社名に使う場合です。
        • 3 または未入力：下詰め ‥‥ 例えば、マンション名等に使う場合です。
    • 敬称
      • 敬称（様，先生，御中等）を使い分ける場合です。
      • この項目が無いと、“様”になります。（「はがき宛名印刷ウィザード」の設定による）
    • 部署
      • 使用しません。
    • 役職
      • 使用しません。


▲ 住所録マクロを試験的に開く

マクロを使えるようにします。マクロもウィルス の一種です。マクロを使えるようにした後は、個人の責任でマクロ入りExcel ワークシートを開いてください。
この処理は最初の１回のみで、（設定は保存されますので）毎回行う必要はありません。

１）「住所録マクロ」を開きます。
２-１）「マクロが使用できません」の警告が出たら‥‥
「セキュリティが高くてマクロが使えない」と言っています。
    1. ［OK］をクリックします。
    2. パソコン管理者に「セキュリティレベル」を“中”にする了解を得ます。
    3. ［ツール］メニュー ⇒［マクロ］⇒［セキュリティ］をクリックします。
    4. ［セキュリティレベル］タブを選択し、
    5. “中(Ｍ) コンピュータに損害を与える可能性があるマクロを実行する前に警告します。”を選択します。
    6. ［OK］クリックします。
    7. Excel を終了させ、
    8. 再度、「住所録マクロ」を開きます。

２-２）「“****”はマクロを含んでいます」の警告が出たら‥‥

    1. ［マクロを無効にする］をクリックし、
    2. その後、Excel を終了させます。
    • この状態が正常‥‥です。
      　住所録マクロを開く度にこの警告が出ますので、通常は、［マクロを有効にする］をクリックします。
    • 注意
      　マクロを作った覚えのない Excel ファイルを開いた時、この警告が出た場合は、
      1. とりあえず、［マクロを無効にする］ボタンをクリックします。
      2. 作成者（または入手元）に「マクロが入っているか？」確認し、指示を仰ぎます。
      3. 警告にもあるように、不用意に［マクロを有効にする］をクリックすると、ウィルスに感染する可能性があります。
      4. 自分のパソコンがウィルスに感染していたとします。このマクロをコピーして他人に渡すと、その人がウィルスに感染する可能性があります。この場合の責任は、渡した人にもあります。
２-３）Excel2007の場合
  1. メッセージバーに「マクロが無効にされました」が表示されます（わかり難い！）ので、
  2. ［オプション］をクリックし、
  3. 【Microsoft Office セキュリティ オプション】ダイアログボックスに、「このコンテンツを有効にする」があるか否かを確認します。
  4. ［キャンセル］で閉じます。
  5. ［×］ボタンで Excel を終了します。
３）何も警告がでない場合
    • セキュリティレベルが高すぎる（完全防御）か、低すぎます（無防備）。
    • セキュリティを設定した人に連絡して相談してください。

▲ 住所録の漢数字変換を行うと‥‥

漢数字変換を行うと、

  • 「Wordで宛名印刷専用住所録」（Microsoft Excel ワークシート）が出来ます。（毎回、作り替える）
  • この「Wordで宛名印刷専用住所録」を Word の「はがき宛名印刷ウィザード」のデータファイルとします。
    • 「はがき宛名印刷ウィザード」で作成した Microsoft Word 文書を保存しておけば、住所録（Excel）を変えても、宛名書き Word 文書を作り替える必要はありません。
  • 自分の住所録を変えただけでは、宛名書きに反映されません。
  • 「Wordで宛名印刷専用住所録」を開いて見るのは自由ですが、ここを修正するのは無意味です。
    　削除しても問題ありません。（また、出来ます）