データを絞り込む(オートフィルタ)

目的のデータを探す場合です。行数が20件程度のデータしかない場合は必要性を感じませんが、スクロールするほど行が増えると絞り込んだ方が探すのが簡単になります。これには「オートフィルタ」を使います。

オートフィルターを起動する

  1. [データ]メニュー ⇒[フィルタ]⇒[オートフィルタ]をクリックします。

オートフィルタを起動すると、項目(1行目)の右にリスト表示ボタン が表示される。
1行目を[中央揃え]にしてあると、項目名が隠れることがある。
見づらい場合は、[左揃え]にするとか、列の幅を拡げるとよい。

「かな」が“わ”の人のみ表示する

  1. 「かな」(セルB1)の[]をクリックします。
  2. 右図のリストの中から[わ]を選択(クリック)します。
  3. 「かな」が“わ”のデータのみ表示されます。
ヒント
  • フィルタが掛かっている項目は、[]の色が変わります。
    例えば、上の「かな」の場合です。

      

          ↓‥‥の色が変わる

      
  • フィルタを解除するには、右図の[(すべて)]を選択します。
     これは、「かな」のフィルタを解除します。全てのフィルタを解除する場合は、次の「全てのフィルタを解除する」を行います。
  • フィルタは項目別に設定できます。複数の項目で設定すると「And条件」(かつ)となります。
  • フィルタを掛けたまま保存すると、次回開いたときもフィルタは掛かっています。解除されません。

全てのフィルタを解除する

  1. [データ]メニュー ⇒[フィルタ]⇒[すべて表示]をクリックします。

フィルタの事例

  1. 「連名」のある人を抽出する
    • [(空白以外のセル)]を選択します。
  2. 「住所1」が“山口県”の人を抽出する
    1. まず、[(オプション...)]を選択し、
    2. 右図のように、“山口県”,[で始まる]と指定し、
      [OK]をクリックします。
  3. 「住所1」が“田布施町”の人を抽出する
    1. まず、[(オプション...)]を選択し、
    2. 上図に準じて、“田布施町”,[を含む]と指定し、[OK]をクリックします。
  4. 「桁1」が16以上の人
    1. まず、[(オプション...)]を選択し、
    2. 上図に準じて、“16”,[以上]と指定し、[OK]をクリックします。
ヒント
  • フィルタで並び替えると、フィルタを解除しても並び替えは解除されません。


「住所録で知るExcelの基本操作」の目次へ