データを並べ替える
「データベース」とは、データの集まりです。そしてデータベースの特徴的機能の一つに「並べ替え」があります。
§Excelでの「データの集まり」とは
Excelでは、横 256×縦 65,536のセルを扱うことができます。これが１つのデータの集まりかと言うと、そうではありません。
- Excelでは、空の列と空の行で囲まれたセル群が１つのデータの集まりになります。
- 右図の例では、４つのデータの集まりがあることになります。
§データの並べ替えるには
- 並べ替えるセルの範囲を選択します。
- ［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックします。
- 【並べ替え】ダイアログボックスから、並べ替えの条件を指定します。
１．並べ替えるセルの範囲
基本的にはセルを範囲選択します。
しかし、データ量が多くなると大変です。何故ならば、選択から漏れたセルは並べ替えられないからです。
例えば、住所録を「あいうえお順」に並べ替えるとします。「かな」の列を選択し、昇順に並べると‥‥「かな」は昇順になりますが「氏名」は元のまま‥‥データが壊れることになります。
そこで、範囲選択の簡略法が準備されています。サンプルデータのシート：Sample3 で下記操作を行い、どの範囲が選択されるか確認してください。
- セルC1をクリックし、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルH1をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルC12をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルH12をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルF1をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルF12をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルC11をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルF11をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルH11をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
- セルH8をクリック、［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックする。
住所録で、並べ替えを確実に行うには、次を配慮すべきです。
- 空白の行は作らない。（１１行目の例）
- 住所録を分けたいのであれば、ワークシートで分けるべきです。
- 空白の列は作らない。１行目は必ず項目名を入れる。
- 並べ替えを行う時は、まず「値の入っているセル」をクリックして並べ替えの範囲を指定する。
- 確実を期すのであれば、全ての行に値が入っている、例えば、氏名をクリックする。
- 目的のセル選択が出来ない場合は、範囲選択する。
ヒント
- 並べ替えは思わぬ失敗をすることがあります。並べ替えを行う前に、上書き保存する，名前を付けて保存する等の自己防衛をすべきです。
２．［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリック
メニューバーの［データ］をクリックし、［並べ替え］をクリックします。ツールバーの 
は機能が違いますので使いません！
３．【並べ替え】ダイアログボックスを指定する
［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックすると【並べ替え】ダイアログボックスが表示されます。
- 「データ範囲の先頭行」
- 「タイトル行」をオン
にします。
と言うより、オンになっているはずです。（たぶん）［データ］がオンになっている時は、次の理由が考えられます。一旦、［キャンセル］し、見直してください。- データベースの形式ではない
- 選択範囲が違う
- 「タイトル行」をオン
- 「最優先されるキー」
ここでは住所録をかな順に並べるとします。- リスト表示ボタン
をクリックし、［かな］を選択します。 - 小さい順に並べる時は「昇順」をオンにします。大きい順に並べる時は［降順］をオンにします。
- リスト表示ボタン
- 「2 番目に優先されるキー」
- ［氏名］を選択します。
これは、「かな」が同じ場合は氏名（の漢字コード）順に並べるためです。これを指定しないと、並べ替える度に氏名の順序が変わります。（たぶん。「制御できない」ということです。） - 小さい順に並べる時は「昇順」をオンにします。大きい順に並べる時は［降順］をオンにします。
- ［氏名］を選択します。
- 「3 番目に優先されるキー」
- 同姓同名の方がおられる場合にどちらを先にするか…です。
例えば、電話番号順にする場合は［電話番号］を選択します。 - 小さい順に並べる時は「昇順」をオンにします。大きい順に並べる時は［降順］をオンにします。
- 同姓同名の方がおられる場合にどちらを先にするか…です。
- ［オプション］
クリックすると【並べ替えオプション】ダイアログボックスになります。ボタン
- 並べ替え順序の指定
- 通常は［標準］でいいでしょう。
実は、使い方が今一理解できません。
リスト表示ボタンをクリックすると右図のメニューがあります。甲乙丙丁‥‥の順に並べられるようですが、並べ替えのキー別に指定できないので‥‥？です。ヒョッとすると、「最優先のキーのみ」有効なのかも知れません。
- 通常は［標準］でいいでしょう。
- 「大文字と小文字を区別する」はチェックを入れません。
- 方向
- 「行単位」をオンにします。
- 方法
- 「ふりがなを使わない」を「オン」にした方がいいです。（ヒント参照）
- 並べ替え順序の指定
ヒント
- ［データ］メニュー ⇒［並べ替え］をクリックすると、前回の条件が表示されます。前回どおりでよい場合はそのまま［OK］をクリックします。
表示の条件を削除する場合は、リスト表示ボタンから［（なし）］を選択します。
- 並べ替えに「ふりがな」を使うと‥‥
- 例えば「地名」です。
- “麻里府”を単語登録して入力した場合 ‥‥ ふりがなは“まりふ”
- “麻里府”を、“あさ”“さと”“ふ”で入力した場合 ‥‥ ふりがなは“あささとふ”
- “麻里府”をコピペした場合 ‥‥ ふりがなは空白（なし）または、その時同入力したふりがなになります。
- 姓の例
- “河野”さんを“こうの”で漢字変換した場合のふりがなは“こうの”
- “河野”さんを“かわの”で漢字変換した場合のふりがなは“かわの”
- ポイントは「正しいよみ」で入力しなくてはいけないと云うことです。
とすれば、「かな」を入力し、氏名は漢字コード順に並べた方が「意のまま」になるでしょう。
- 例えば「地名」です。
