ワードで公民館使用日誌を作る時のポイント

Word

（改訂１：H19.05.29 H19.05.22）
パソコン同好会で使っている公民館には「公民館・使用日誌」があり、公民館利用後に書き込むことになっています。
現在は、

  • Ａ４版用紙に２っ（上下に）ある書式になっています。
  • よく見ると、上と下の間には余白がなく、半分に切る（Ａ５版にする）ことはできません。（下図・左側）

そこで、「上下全く同じ書式」で「半分に切っても使える」Ａ４版文書を作ってみました。（上図・右側）
印刷後 半分に切るのであれば、最初からＡ５版横で文書を作成し、Ａ５版に切った用紙に印刷すれば面倒くさいことはしないで済むのですが‥‥ （Word2003 の手順です。Word2000 以上であれば出来るはずです。）

サンプルデータ

完成版のサンプルデータです。

  • SampleData.zip
    • 12KB， ZIP形式で圧縮してあります。
  • クリックするとダウンロードできます。ダウンロードできない時は、右クリック ⇒［対象をファイルに保存］してください。
  • 解凍すると、「公民館使用日誌」フォルダの中に、公民館使用日誌（罫線）.doc，公民館使用日誌（完成）.doc が出来ます。
    • 公民館使用日誌（完成）.doc は、込み入った書式設定がしてあります。考え方のみ理解してください。

完成をイメージする

  1. Ａ５版横の用紙に作る。
  2. １ページまるまる表の文書。
    • ８行×４列の表を作り、
    • 表題の部分はセルを結合して作る。
      • 部分的に行数や列数が異なるセルは、セルを分割して対処する。
  3. 上下の余白は 15mm、左右の余白は 20mm。
  4. Ａ４版縦に２ページ分印刷する。２ページ目は１ページをそっくりコピーする。
※ ポイント
  • 表の下には必ず１行できる。この行は削除できない。従って、１ページまるまる表の文書はできない。
    • １ページまるまる表にすると、表の下に出来る行は２ページ目になるため、印刷すると空白のページを出力することになる。
  • １ページ目に作った表を２ページ目にそっくりコピーするには、表の上（先頭行）に空の行を作った方がよい。（後から行を挿入するのは面倒）
  • 自分のプリンタの下余白の限界値を知っておく。これより小さい値をしていすると、「ページ設定を閉じる時」と、「印刷開始時」に警告が出る。


ページ設定

ページ設定の詳細は、ワードの［ページ設定］を参考にしてください。

  • ［文字数と行数］タブ
    • 「標準の文字数を使う」を選択。
    • ［フォントの設定］ボタン
      1. 日本語用のフォント：　MS P明朝
      2. 英数字用のフォント：　(日本語用と同じフォント)
      3. サイズ：　12pt.
      4. ［OK］ボタンをクリックします。
      • これを行っておくと、ここで入力する文字のフォントおよびフォントサイズは全て上の設定になります。入力しては選択し、フォントやサイズを変更する方法もよりも「確実で手が抜ける」と言うことになります。

  • ［余白］タブ
    1. 印刷の向き
      • 縦
    2. 復数ページの印刷設定
      • 印刷の形式： “袋とじ” ‥‥ プレビューが変わる！
    3. 余白
      • 外側と内側：　9.5mm　（とりあえず）
        • 15 − 5.5*1 ＝ 9.5mm　（上下に空白行を入れるため）
        • 同じ表を作成するので、外側と内側を同じ値にした方がよいであろう。
      • 左右：　綴じ代を考慮し、左：25mm，右：15mm とする。
  • ［OK］ボタンで閉じる
    • 【ページ設定】ダイアログボックスを閉じると、Ａ５版横の文書になる。

表挿入のポイント

  1. ［Enter］を１回押し、（空の行を作る）
    • 上下対称にするため。この方が、２ページを作り易い。
  2. ２行目に、８行４列の表を挿入する。（以下、セルを Excel 並の番地で表現する）
  3. セルＣ１に“館長”を入力する。
  4. セルＤ１に“担当”を入力する。
  5. セルＣ５に“換気扇（トイレ含む）”を入力する。
    • 文字数が一番多いセル。
    • サンプルでは、“（トイレ含む）” の文字幅を 50% に縮小してある。
  6. セルＤ４に“有・無”，改行，“スイッチ 確認”を入力する。
    • 文字数が一番多いセル。サンプルでは “スイッチ” は、半角カタカナを使用している。
  7. Ｃ列とＤ列を適当な幅（目測）にする。
  8. Ｃ列とＤ列を選択し、右クリック ⇒［列の幅を揃える］
  9. ２行目の高さを広げる。（職印の高さ程度）
  10. セルＡ３に “使用日時” を入力する。
  11. セルＡ４に “集会名” を入力する。
  12. セルＡ５に “団体名” を入力する。
  13. セルＡ６に “責任者名” を入力する。
  14. セルＡ７に “使用室” を入力する。
  15. セルＡ８に “連絡事項” を入力する。
  16. Ａ列を適当な幅にする。
  17. ２ページが出来ないように８行目の高さを広げ、１ページギリギリの表にする。
  18. ３〜８行を行選択し、右クリック ⇒［行の高さを揃える］
  19. セルＡ１〜Ｂ２を（範囲）選択し、右クリック ⇒［セルの結合］

セルの分割

セルの分割が多い時は、［罫線］ツールバーを表示し、［セルの分割］ボタンを使うのが便利です。

  • 列二分割の例
    1. セルＢ３を選択し、
    2. 右クリック ⇒［セルの分割］⇒ 右図 ⇒［OK］

  • 行二分割の例
    1. セルＣ５を選択し、
    2. ［罫線］メニュー ⇒［セルの分割］⇒ 右図 ⇒［OK］
      　

文字入力のポイント

  1. 基本
    1. 「セルの配置」で［中央−中央］にする。
    2. ［均等割り付け］する時は、【段落】で、左右のインデント：0.5字とし、罫線と間を空けている。
  2. セルＢ３
    • “月日”，“日時” とも「５字」で均等割り付けし、右揃えしている。
    • 文字間にスペースを入力するのが簡便であるが、「こう言う方法もある」ということで‥‥
  3. セルＤ３およびＤ４
    • “有・無”：　左右のインデント：1 字とし、［均等割り付け］した。
  4. セルＤ５
    • “確認”：　左右のインデント：1.5 字とし、［均等割り付け］した。
  5. セルＤ８
    • “人”は、「セルの配置＋右インデント」で対処。

表コピーのポイント

  • １ページが完全に出来てから、２ページ目にコピーする。
  • ２ページ目は無い＝カーソルを移せないので、２ページ目に貼り付けることはできない。
    　そこで‥‥後ろに貼り付けるのではなく、前に貼り付ける。
    1. １ページを全て選択する。　（［Ctrl］＋［A］）
    2. クリップボードにコピーする。　（［Ctrl］＋［C］）
    3. カーソルを１行１桁目に移し、　（［Ctrl］＋［Home］）
    4. クリップボードの内容を貼り付ける。　（［Ctrl］＋［V］）

*1:フォントサイズ 12pt.時の１行の高さ。