ワードで作る手作りラベル

右図のような名札を作ります。

「ワードで作る手作り名刺」では同じもの作ったのですが、ここでは Excel に入力してある名簿分の名札を作ります。全員の名刺を１枚ずつ作るのと同じです。

タイトルは「ラベル」になっているのですが、これは　Word が「ラベル」と言っているからです。
「名札」との違いは ‥‥ 偏見と独断ですが、用紙の違いです。のり付きの用紙に印刷すればラベル、切り外せる用紙に印刷すればカード、すなわち名刺や名札となります。

社員などが胸や首にぶら下げている「身分証明書」のイメージです。
ラベルに印刷すると、DM等に使えます。
ここでは、パソコン同好会の名簿（Excel）をベースに作成するものとします。

- レコードとは
  - Excel の「行」に相当します。但し、１行目は項目名（フィールドネーム）ですので、２行目が最初のレコードになります。
- データとは
  - レコードの集まりです。

§準備）宛名ラベルに登録する

「手作り名札」と言っても、完全に手作りではなく「それなりの手作り」なのです。そのためには、「宛名ラベル」を作成する必要があります。
寸法が合えばメーカーは関係ありませんから、事前に登録してあるラベルか否かを調べ、無ければ自分で登録する必要があります。

宛名ラベルの作り方は、［宛名ラベル作成］機能を使うを参照してください。

ここでは、今から使うラベルが登録してあるかの確認のみです。ここで、文書を作る必要はありません。

宛名ラベルで作成した文書は「表」なのですが、
［表の挿入］で作成した文書とは違うということが、後でわかりました。
セルの列数，行数の情報が、前者は「ある」，後者は「ない」の違いのようです。

§１．ラベル文書を作成する

Wordを起動します。
【差し込み印刷】ツールバーを表示します。
1. ［表示］メニューをクリック
2. ［ツールバー］をポイントし、
3. ［差し込み印刷］をオンにします。
【差し込み印刷】ツールバーの［メイン文書の設定］をクリックし
［ラベル］を選択し、［OK］をクリックします。
【ラベルオプシン】ダイアログボックスで、
1. 上記、「宛名ラベルに登録する」で確認したラベルを指定し、
2. ［OK］をクリックします。
  - 「文書**」という名前で文書が作成されます。

§２．左上のセルで名札をデザインする

1. ［セルの配置」は、［両端揃え(中央)］になっているものとします。
  - 今回、画像は使いません。どなたか画像を使っても問題ないことを確認してください。
2. Excelデータを意識しながら、「最大の項目」，「最長の文字数」で行うと失敗が少ないです。
3. インデントを［Space］キーで行うと失敗することがあります。

例えば下記です。

「まず入力」し、その後、書式を設定します。

※ １行目

［組］，半角スペース，“組”。その右に［担当］を表示する。
フォント：MSPゴシック、フォントサイズ：14pt.
右揃え。
右のインデント幅：2文字。

※ ２行目

［居所］
フォント：HG丸ゴシックM-PRO、フォントサイズ：16pt.
左のインデント幅：2文字。
間隔/段落前：0.5行

※ ３行目

［氏名］
フォント：HGP教科書体、フォントサイズ：28pt.
中央揃え
間隔/段落前：0.5行
文字間隔：広く、間隔：1pt

※ ４行目

［ふりがな］
フォント：MSP明朝、フォントサイズ：12pt.
中央揃え
文字の拡大/縮小：150%

※ ５行目

“”，半角スペース，［電話番号］
フォント：MSゴシック、フォントサイズ：14pt.
右揃え
左のインデント幅：2文字。
間隔/段落前：1行

§３．差し込むデータを指定する

、【差し込み印刷】ツールバーの［データソースを開く］をクリックします。
【データファイルの選択】ダイアログボックスが出ますので、差し込むデータファイル（ここではExcelブック）を選択し、［開く］をクリックします。
【表の選択】ダイアログボックスが出ますので、シート名を選択し、［OK］をクリックします。

§４．差し込むフィールド（項目）を指定する

“A”を選択し、
【差し込み印刷】ツールバーの［差し込み印刷フィールドの挿入］をクリックします。
【差し込み印刷フィールドの挿入】ダイアログボックスの、
- ［組］フィールドを選択し、
- ［挿入］をクリック，
- ［閉じる］をクリックします。

選択した“A”が、“《組》”に変わります。
これは、「ここに Excelデータの［組］を表示する」ことを意味します。
同様の手順で差し込み印刷フィールドを指定します。

No.	選択する文字列	フィールド
1	A	組
2	組長	担当
3	別府	居所
4	麻里府公夫	氏名
5	まりふきみお	ふりがな
6	55-5237	電話番号

差し込みフィールドを挿入後、

［差し込んだデータの表示］をオンにし、
レコードを移動させる

と、印刷するデータが表示されます。ここで、「講師」のデータに問題があることが判ります。

- 講師の《組》は（Excelに）入力してないので、表示されません。
- しかし、“組”は（固定＝常に表示なので）表示されます。

そこで、「《組》が空でない時に“組”を表示する」ようにします。

［差し込んだデータの表示］をオフにします。
“組”を切り取ります。（［Ctrl］＋［X］）
［Wordフィールドの挿入］をクリックし、
［If...Then...Else（If 文）］をクリックします。
次のように入力し、
「挿入する文字列」ボックスには、切り取った文字列を貼り付けます。［Ctrl］＋［V］
［OK］をクリックします。
［差し込んだデータの表示］をオンにして見ると‥‥
　“組”が所定の書式になっていないので、隣の文字の書式をコピーし貼り付けます。
1. “A”を選択し、
2. 【標準】ツールバーの［書式のコピー/貼り付け］をクリック，
3. “組”を選択します。